【分かり易く解説】コロナ対策のレセプション、プロが考える主催者の為のパーティー準備マニュアル。

会議・展示会, 料理・飲物, 記念行事

新型コロナウィルスによる感染拡大を受け、レセプション・イベントの開催を延期、中止をご検討されている方も多いと思います。

多くの人が集まるイベントの開催については、主催者側に慎重な判断が求められているわけですが、自粛すべきと理解していても、実際のところ開催日程をずらせない場合もあるかと思います。

2020年10月からは、
リアルでのイベント開催も少しづつ実施され、現状ではリアルとネット配信によるハイブリット式で運営されている話をよく耳にします。

弊社では、
主催者の方、ゲストの方の不安を最小限に抑えるために、マスクの着用はもちろん、スタッフの体調管理、除菌液の設置など衛生管理を意識し、通常のビュッフェ形式だけではなく、個々盛にしたINDIVIDUAL MENUや弁当タイプMENU BOXのご提供も行っております。

今回の記事ではリアルにおけるレセプションパーティー・イベントでの対策と準備をセクションに分けて解説致します。

 

エントランス

まず来場者が最初に通る場所で、時間によっては殺到する可能性が高く、滞留が起こりやすく管理が難しい場所です。

この章では、次の5つについて解説いたします。

1.対策の事前周知
2.サイン関係の設置(立ち位置・除菌液・手洗い)
3.待機場所の確認
4.体調チェックと感染予防備品の準備
5.混雑を避ける人数コントロール

 

対策の事前周知

事前に来場者にコロナ対策を理解していただくため、どのようなコロナ対策を打っているかをお知らせしておくと来場者も安心して会に参加することが可能です。

*招待状に対策ガイドラインの同封など

 

サイン関係の設置

待機時や待合所で密集した空間をつくらないために人数制限をしたり、来場者が視覚的に立ち位置を認識できるよう目印としてシールなどを貼っておきます。
手洗い場の場所や除菌液設置場所がわかるようPOPを作成するのが効果的です。
また、会場までの移動でエレベーターを利用する必要があれば、そちらにも人数制限などのPOPを設置しましょう。

各セクションでお声がけするのにも限界がありますので、サイン掲示をすること、定期的な全体アナウンスを利用することで来場者に心掛けてもらえるよう促します。

運営側は、来場者に理解してもらえるように分かりやすい形でサインの設置を心掛けます。

 

待機場所の確認

通常よりも入場に時間を取られることが想定されるため、待機列が長くなることも踏まえ会場の担当者へ待機列の場所の確認も重要です。
季節によっては熱中症や気温の変化にも注意が必要なため受付の場所にも注意しましょう。

 

体調チェックと感染予防備品の準備

入場の際には、サーモグラフィによる来場者全員の検温対応(37.5℃以上の場合は入場をお断りする)。
感染予防対策としてマスクや除菌液などの感染予防備品の準備は必須です。
マスクをしていない来場者にはマスクを渡し着用を促しましょう。

*サーマルカメラ(ドーム型・ハンディタイプ)のレンタルも取り揃えております。
除菌液の販売も行っておりますノンアルコールタイプ。詳しくは下記の記事をご覧ください)

 

 

混雑を避ける人数コントロール

来場者の距離を保ち混雑を避けながらの誘導が必要になるため、スタッフ同士の情報共有が大切です。

離れた位置からでも連携が取れるようにトランシーバーなどを有効に使うと指示が出しやすく、一斉にスタッフが把握できます。

 

 

 

受付・クローク開始(接触時間はコンパクトにする)

受付は来場者とスタッフとの間で会話が発生する場所で接触時間が長くなる場所です。
効率的でコンパクトな運営が必要になります。

物理的に接触を遮断

物理的な準備としては、受付スタッフと来場者の間を遮断するためにスーパーなどでも目にする透明ビニールシートや透明なアクリルボードが有効です。

 

共有使用物をなくす

企業イベントや懇親会では芳名帳や受付カードの記入のため、ペンや筆ペンの共有使用が見受けられますが来場者の備品の共有は極力なくしましょう。
名刺の提示、チェックリストで回避が可能です。

受付・クロークスタッフはマスク、フェイスガード、手袋を着用しましょう。

※参加者が多い場合QRコードなどを使用した電子管理も効果的です。

 

 

 

式典(密接にならない距離をとり、密閉をつくらない)

この章では、次の3つについて解説いたします。

1.消毒と衛生管理
2.ソーシャルディスタンス
3.定期的な換気

 

消毒と衛生管理

会場内の事前準備として来場者が触るものや共有物はあらかじめアルコールで消毒をしておきます。
ドアノブや手すり、各種ボタンなども忘れずに消毒します。

 

ソーシャルディスタンス

イスやテーブルが自由に置けるものであれば一定の距離を空けて設置します。

自由に動かせない(イスとテーブル一体型など)場合は、座る場所をひとつ飛ばしにするなど間隔を取るようにレイアウトを決めます。

ステージ登壇者は挨拶をするため、飛沫感染を防ぐためにも来場者との距離は3m以上確保しましょう。

 

定期的な換気

換気のタイミングを増やすなど、極力3密の状態を減らす工夫をします。

 

 

 

レセプションパーティー【飲食時における対策と準備】

クラスター感染(集団感染)が起きる要因・・・

これまで感染が確認されたクラスターに共通するのは、「換気の悪い密閉空間」「多くの人が密集していたこと」「互いに手を伸ばしたら届く距離で会話や発声が行われたこと」という3つの条件が同時に重なった場とされています。

弊社では、新型コロナウィルスやその他ウィルスへの予防対策を含めた安心安全に食事を楽しんでいただくために下記の事項に注意し取り組んでおります。

対策項目
・会場の来場者人数を各自治体のガイドラインに遵守する

・十分な距離の取れるレイアウト作成
 例)会場の㎡数×0,5=出席人数
    300㎡×0,5=150名

・サービススタッフのマスク・手袋の着用

・スタッフの体温測定

・食事開始までマスク着用・飲食時以外のマスク着用をお願い

・料理卓に除菌液の設置

・宴会場の換気強化

・料理卓POPの設置(除菌液噴霧のお願い、お持ち帰りNG、一度取ったものは戻さない)

・調理スタッフ、サービススタッフの作業時、衛生管理の徹底(アルコール消毒)

・下膳と同時に料理提供を行わない、下膳作業後の手指消毒の徹底

・野菜等の生食に関しましては、適切な洗浄と消毒を行います

・カトラリーも箸袋・袋フォークなど個包装で準備

・密集を避けるための個包装プラン(INDIVIDUAL MENU)

 

 

 

休憩(密集空間を開放し衛生管理をする)

休憩のタイミングは、通常より頻繁に入れることをおすすめします。
会場全体の空気の入れ替えと、来場者を密集空間から離す機会を多くします。

休憩時に一箇所に来場者が集まらないよう工夫する必要があります。

具体的には複数の休憩場所を用意することや、トイレについても複数箇所の案内を実施します。

またそれらが難しい場合でも時間差による案内で来場者の動きを分散するようにします。
ここでも入口での対応と同様にサイン掲示とPOP(立位置)で対応します。

 

 

 

閉会~退場(密集を避ける・ソーシャルディスタンスを守る)

会場を出る際は密集が多くなります。
最後まで3密を避ける運営を行いましょう。

 

ソーシャルディスタンスの徹底

早く会場から退出したいという思いから、出口もまた混雑が生まれます。
出口に近い人から順番に時間差で退出いただくなど工夫が必要です。

VIPがいる際は別導線での案内も考えておきましょう。

 

 

 

お問い合わせ

弊社では、
INDIVIDUAL MENU やINDIVIDUAL MENU BOXなどイベントの条件や用途に合わせて様々なご提案が可能でございますので、先ずはお気軽にお問合せいただけますと幸いです。

問合せフォーム(簡単入力)

 

 

INDIVIDUAL MENU とは、

コロナ時代の新しいパーティースタイルで、各お料理が「個包装」になっております。

「プリフィックスメニュー」になってるもの特徴です。

『プリフィックス メニュー』とは、
“お客様自身が、数種類あるメニューの中から お好みで自由に組み合わせる” ことができるシステムです。

詳しくは下記の記事も参考になります。

 

2ケ月も前から予約するって本当ですか!?

本当です!!
イベントやお祝い事は、暦の良い日に重なります。
そのため、お料理の手配のほかにも飾り花や給仕スタッフの手配など早めに確保されますことをオススメいたします。
幹事さまが成功するための第一歩です!
今すぐお電話を。

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